Adjoint(e) administratif(ve)

Montfort, c’est l’hôpital universitaire francophone de l’Ontario offrant des soins exemplaires centrés sur la personne et sur nos communautés. Montfort est l’un de six hôpitaux au Canada qui : sont des hôpitaux universitaires ; servent une population générale ; ont des lits de soins intensifs, obstétrique, santé mentale, réadaptation et autres soins aigus ; font partie des 50 meilleurs hôpitaux et des 40 principaux hôpitaux de recherche ; et ont plus d’indicateurs au-dessus de la moyenne qu’en dessous selon l’Institut canadien d’information en santé.

Avec la vision d’une francophonie audacieuse pour des communautés en santé, Montfort vise à : desservir une population grandissante et vieillissante ; accroitre les services en français ; renforcer sa responsabilité sociale ; accroitre l’impact de l’enseignement et de la recherche ; et innover pour être un milieu convoité.

Reconnu avec la plus haute distinction par Agrément Canada quatre fois consécutives, Montfort est le premier hôpital à être désigné hôte francophone à titre d’organisme vedette en pratiques exemplaires (OVPE) par l’Association des infirmières et infirmiers autorisés de l’Ontario.

 

Votre impact au sein de l’équipe 

Sous la supervision de la direction concernée, le ou la titulaire apporte un soutien administratif et organisationnel dans le cadre d’activités, comités, groupes de travail ou forums de planification. Le ou la titulaire s’acquitte de multiples tâches administratives et bureautiques nécessaires à l’accomplissement des divers mandats de la direction. Plus précisément, le ou la titulaire peut être appelé au besoin, à offrir un support administratif aux autres directions du secteur.

• Effectuer la coordination de certaines des activités déléguées par la directrice ou les chefs de département et qui découle des différents mandats; 
• Assumer la rédaction, la revue, l’amélioration du format et la traduction de documents ou présentation à l’intention de plusieurs audiences; 
• Faire l’entrée de données et la mise à jour de rapports, statistiques ou autres; 
• Faire la mise à jour de différents documents, organigramme, lettres, etc; 
• Assurer l’organisation et la gestion des différents documents; 
• Procéder à des photocopies, plastifier des documents; 
• Assurer la coordination de rencontres internes pour la directrice et les chefs de département; 
• Assurer la gestion de l’agenda de la directrice; 
• Agir à titre de personne ressource pour la logistique des rencontres et d’activités; 
• Coordonner les rencontres comprenant multiples parties prenantes;  
• Assumer la préparation des rencontres (logistique, préparation de l’ordre du jour, coordination d’activités de préparation, rédaction/revue et distribution des documents); 
• Participer pendant les rencontres pour assurer tous les éléments logistiques (équipements audiovisuels, présentations, coordination des repas et autres besoins émergeant durant les forums); 
• Faire la prise de notes et l’élaboration des comptes rendus; 
• Assumer la coordination d’activités suivant les rencontres telles que déléguées par la direction ou les chefs de département. 

 

Profil d’exigences :

Formation et expérience professionnelle

• Détenir un diplôme d’études collégiales de deux (2) ans dans un domaine de la bureautique;
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste jugé équivalent;
• Posséder d’excellentes habiletés administratives (Suite Microsoft Office, logiciel de courriel);
• Être apte à communiquer dans les deux langues officielles à un niveau supérieur en français et à un niveau intermédiaire en anglais;
• Réussir avec succès les examens de sélection.

Les atouts qui font une différence  

• Posséder une expérience en milieu hospitalier;
• Posséder une expérience en planification d’événements.

 

Les compétences clés que vous mettez à profits  

L’Hôpital Montfort reconnaît l’importance d’une approche centrée sur le patient, rendue possible grâce à la collaboration de l’ensemble de ses employés et à l’engagement de chacun à offrir des soins de qualité supérieure. Chaque membre du personnel contribue activement à cette mission par son sens des responsabilités et son souci constant d’excellence.

Pour ce faire, vous possédez les compétences clés suivantes :

• Capacité d'analyse
• Souci du détail
• Autonomie
• Être organisé(e)
• Savoir s’adapter
• Communications interpersonnelles
• Orientation vers l’action

 

Déclaration
Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous.
Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

Équité en matière d’emploi
L’Hôpital Montfort souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Mesures d’adaptation
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au at@montfort.on.ca dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.
L’Hôpital Montfort étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de requérir des documents justificatifs.

Divulgation relative à l’intelligence artificielle
L’Hôpital Montfort pourrait utiliser des outils technologiques, incluant l’intelligence artificielle, pour soutenir certaines étapes du tri ou de l’évaluation des candidatures. Toute décision finale d’embauche est prise par une personne en charge du recrutement.

Communication avec les candidats
Un accusé de réception sera envoyé à la suite de votre candidature.
Les personnes sélectionnées pour une évaluation ou une entrevue seront contactées. À la suite d’une entrevue, l’Hôpital Montfort s’engage à informer chaque candidat du statut de sa candidature dans un délai maximal de 45 jours.